Protocolo para Reuniones Virtuales Productivas e Incluyentes

Autor: Mónica Duhem

Fecha de publicación: 20/05/2020

La situación que estamos viviendo ha acelerado la transformación digital de las empresas. Lo anterior significa la digitalización de varios procesos. Uno de los primeros que se implementaron fue el tele trabajo o “home office”. De un día para otro dejamos de ir presencialmente a nuestras oficinas para continuar con las actividades laborales desde casa debido a la emergencia sanitaria. Esta situación nos orilló a utilizar plataformas de reuniones virtuales que si bien anteriormente conocíamos, usábamos eventualmente. 

El crecimiento exponencial del uso de plataformas como zoom, skype, Microsoft teams, webex o Google hangouts puso de manifiesto requerimientos y funcionalidades que no se tenían contempladas o que, a la fecha, no son lo suficientemente robustas para las nuevas necesidades de todas las personas que trabajando desde casa. 

Es importante señalar como tema primordial el de la seguridad. Las plataformas de colaboración virtual deben trabajar más para fortalecer y asegurar la seguridad de la información y eliminar los riesgos hackeo. 

Segundo tema importante son las funcionalidades de accesibilidad que deben ofrecer estas plataformas. Si queremos asegurar la inclusión laboral y la productividad de todas las personas que colaboran en una empresa, es imprescindible que todos los miembros del equipo puedan participar en estas reuniones virtuales. Algunas plataformas como Teams y Hangouts están trabajando la funcionalidad de transcripción de las sesiones en vivo. Cuando se habilita esta funcionalidad, un software transcribe en texto a modo de subtítulo los diálogos de las reuniones. Es una opción vital para integrar a las reuniones a alguna persona con discapacidad auditiva, pero también a aquel colaborador o colaboradora que, por alguna razón, no pueda utilizar las opciones de audio de su equipo o que no cuente con sin el suficiente ancho de banda en su Internet. Desafortunadamente, a la fecha esta funcionalidad se encuentra en versión Beta y solamente transcribe para sesiones habladas en idioma inglés.

Independientemente de lo anterior, debemos acostumbrarnos a esta nueva realidad laboral y respetar algunas reglas sencillas para tener reuniones virtuales exitosas, productivas e incluyentes. Es importante precisar con antelación los horarios y los temas de las reuniones de trabajo para que el equipo esté preparado. 

A continuación les proponemos una serie de simples recomendaciones para sus reuniones virtuales:

 

  1. Configura tu equipo con anticipación para evitar problemas técnicos
  2. Conéctate desde un dispositivo fijo (computadora de escritorio o laptop). 
  3. Conecta, de ser posible, tu equipo directo a Internet (ethernet) por medio de un cable de red. De esa forma se mantendrá estable el audio y video.
  4. Reduce el ruido de fondo. Usar audífonos y micrófono externo te permitirá tener un mejor sonido. 
  5. Antes de entrar a la reunión prueba tu audio y video.
  6. Si la reunión es con video activado, siéntate cerca de la pantalla para que tu rostro sea el centro de la pantalla. 
  7. Cuando hables mira tu cámara, no la pantalla.
  8. Prepárate para la junta, revisa el tema en cuestión con tiempo.
  9. Si no estás hablando, silencia o apaga el micrófono de esa forma se evitarán ruidos externos.
  10. No interrumpas y utiliza el chat para opinar o pedir la palabra.
  11. Evita escribir o comer mientras tu micrófono está encendido.
  12. Si eres el encargado de iniciar la reunión, activa la sala al menos 10 minutos antes de la hora acordada para revisar cualquier problema técnico. 
  13. Presenta el orden del día 
  14. Pide a los asistentes silenciar sus micrófonos cuando otros estén presentando o hablando.
  15. Evita realizar otras actividades mientras te encuentras en la reunión (como ver tu celular).
  16. Si estás presentando toma en cuenta que puede haber personas que no ven el contenido de tu presentación. En este caso, si hay imágenes que proveen de información importante, descríbelas y lee los textos incluídos en tu presentación.
  17. Si puedes compartir la presentación, mucho mejor para que las personas con discapacidad auditiva puedan leer la información que se va a presentar.
  18. Existen softwares que generan archivos de texto del audio de la reunión. Graba la reunión y genera un archivo de texto con la transcripción. Lo anterior es importante para poner este contenido a disposición de las personas participantes que lo requieran. 

 

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